Comunicarea eficientă de la distanță cu superiorii

Anul 2020 a adus schimbări importante în modul cum lucrăm, în sensul în care ne-a provocat să fim eficienți fără să fim prezenți la birou. Fiecare a trebuit să ne găsim propriul ritm de lucru în spațiul de acasă. Lucrul de acasă însă a venit și cu sentimentul de izolare și deconectare, astfel încât a trebuit să ne exersăm abilitățile de comunicare de la distanță.

Un lucru de menționat din acestă perioadă este că, fiind nu atât de aproape de superiori ca atunci când eram zilnic la birou, ni s-a restrâns vizibilitatea pe modul cum suntem percepuți din punct de vedere al corespunderii profesionale. Teama că ce facem nu este suficient de vizibil a dus în numeroase cazuri la muncă peste orele de program, răspuns la emailuri în timpul nopții, într-un cuvânt epuizare.

 Ce poți face să te asiguri că modul în care comunici cu superiorii este unul eficient pentru tine?

  • În timp ce comunicarea în persoană s-ar putea să nu fie posibilă, următorul lucru cel mai bun este videoconferința. Este de preferat să pornești camera în timpul convorbirilor video, deoarece asigură un anumit nivel de conectivitate între membrii echipei.
  • În absența de a te vedea zilnic cu superiorii tăi, pentru a păstra nivelul de conectare normal, trebuie să fii proactiv în menținerea liniilor de comunicare deschise cu aceștia.
  • Expresiile faciale și limbajul corpului joacă un rol esențial în comunicare. Când nu mai aveți capacitatea de a vă întâlni în persoană, este important să îți dați seama cum cuvintele tastate au mai multă greutate. Asigură-te că folosești un ton corespunzător și citește încă o dată un mesaj înainte de a-l trimite. Pune-te în locul persoanei care îl primește și vezi cum se simte din partea cealaltă. Nu trimite niciodată mesaje superiorilor când ești într-o stare de nervozitate. Amână momentul până te calmezi.
  • Păstrează cultura biroului chiar dacă lucrezi de acasă. Încearcă să ai un spațiu de lucru al tău, iar în conversațiile cu superiorii să nu fii întrerupt de cineva din familie. Dacă cineva te întrerupe, clarifică cu superiorul de ce a făcut-o ca să nu presupună că este o regulă în timp ce lucrezi.
  • Dacă nu primești feedback, sau dacă ai nevoie de feedback mai des și nu se întâmplă asta, fii proactiv, cere o întâlnire virtuală cu superiorul tău și comunică așteptarea ta, dar și de ce o soliciți. Comunicarea deschisă și directă crează premisele încrederii între părți.
  • Respectă-ți dead-line-urile și informează din timp când apar situații care necesită prelungire.
  • Solicită clarificări dacă o sarcină nu îți este clară.
  • Fii proactiv dacă observi lucruri de îmbunătățit în procese. Este util când semnalezi o problemă să comunici și o soluție, așa cum o vezi. Există riscul când doar semnalezi probleme, ca superiorul să devină defensiv, să nu ințeleagă ce îi spui, să aibe alte priorități. Când oferi soluția devine mai ușor de vizualizat și înțeles.
  • Înainte de o întâlnire solicitată de superiorul tău pe o temă anume, asigură-te că te pregătești și că ai informațiile la îndemână. Dacă apar întrebări la care nu poți răspunde, este de preferat să admiți și să revii cu răspuns.
  • Dacă te simți copleșit de sarcini, programează o întâlnire și comunică acest lucru. Încearcă să găsiți o soluție împreună.
  • Ascultă ce are de spus superiorul tău. Uneori tindem să întrerupem crezând că știm răspunsul. Este important să ascultăm până la capăt ce are de spus celălalt.

Dacă ții cont de toate aceste sfaturi, comunicarea la locul de muncă aduce multe beneficii.

Ajută la consolidarea încrederii, a spiritului de echipă, la crearea unui mediu de lucru plăcut, la evitarea conflictelor între colegi, la rezolvarea ușoară a problemelor și, cel mai important, duce la creșterea eficienței profesionale. Nu în ultimul rând, satisfacția la locul de muncă va crește stima de sine.

Oana Dumitru

Licențiată în psihologie, Oana Dumitru este absolventă a formării în psihoterapie psihanalitică și psiholog clinician în supervizare, cu experiență în psihologie organizațională, terapie individuală, de cuplu și de grup, dar și în lucrul cu adolescenți și orientare profesională. Despre procesul terapeutic Oana spune că este un proces profund, foarte personal, de descoperire proprie, de căutare și găsire de resurse interioare, în care cea mai puternică verigă este relația terapeutică. În plan profesional, dar și personal, Oana se ghidează după motto-ul: „Puterea de a decide și acționa este în fiecare dintre noi. Trebuie să ne descoperim motivația!”