Distanțarea socială – oportunitate sau piedică în comunicarea umană?

Începând de anul trecut, ce era o tendință timidă a devenit brusc o soluție – lucrul de acasă sau telemunca.

O parte din companiile din piață promovau munca de acasă, cu o frecvență redusă – de la o zi pe lună, la câteva zile din săptămână – ca un beneficiu oferit angajaților, care astfel puteau experimenta mai puțin timp pierdut în trafic, mai puține cheltuieli cu masa de prânz, lucrul așezați comod pe propria canapea, etc.

Ce s-a întâmplat însă odată cu perioada COVID-19 este că toate companiile, acolo unde lucrul se putea desfățura de acasă, au trecut la acest mod de operare.

Evoluția tehnologică a făcut posibilă înlocuirea, în unele cazuri definitiv, a muncii de la birou cu lucrul de acasă.

În acest context, o serie de modificări au avut loc în comunicarea interumană. Am trecut de la comunicare zilnică, față în față la comunicarea exclusiv scrisă/telefonică, cel mult video.

Cum credeți că a fost acest lucru resimțit de angajații voștri? Ce provocări se regăsesc în acest mod de lucru și cum vă asigurați că sunt depășite cu succes?

Să ne uităm pe rând la cele de mai sus.

Angajații au resimțit diferit trecerea la lucrul de acasă, în funcție de personalitatea fiecăruia pe de o parte, dar și de natura job-ului pe de altă parte. Departamentul contabilitate, de exemplu, unde discutăm de task-uri standard, repetitive, a trecut mai repede la eficiență odată cu lucrul de acasă.

Departamentul vânzări însă, unde natura job-ului presupune multă interacțiune directă cu clientul, probabil că s-a adaptat mai greu acestei modificări în modul de lucru.

În ceea ce privește tipurile de personalitate, cei extrovertiți au fost afectați primii pentru că s-au confruntat cu lipsa socializării.

În comunicarea interumană au apărut, cu ocazia trecerii la lucrul de acasă, o serie de provocări, la care angajații voștri au fost supuși și care determină consecințe psihologice negative, inclusiv scăderea productivității pe termen scurt și mediu:

  • Conflicte care rămân deschise sau amplificate prin comunicarea scrisă sau telefonică. Neputând să comunicăm față în față, să vedem reacțiile nonverbale ale interlocutorului, este mai probabil să fim mai puțin flexibili și să amplificăm în loc să reducem un conflict. În plus, un conflict se închide mai ușor în cadrul unei discuții mai puțin formale.
  • Mesaje în special scrise care sunt înțelese greșit și pe care nu le putem discuta față în față cu cine le-a inițiat. În majoritatea situațiilor la un mesaj scris, scriem înapoi. În acest mod, se poate genera un conflict destul de ușor și/ sau poate provoca frustrare imediată.
  • Frici, anxietăți care înainte erau adresate verbal colegilor/colegului în care aveam încredere și care acum rămân neadresate sau neadresate suficient. Dacă înainte puteam merge oricând la biroul colegului și să vedem dacă este ocupat sau disponibil, acum nu mai există această vizibilitate și nu știm dacă deranjăm sau nu. Nu știm dacă are disponibilitate pentru că nu este vizibil pentru noi.
  • Mai puțină vizibilitate în ceea ce se întâmplă și mai puțină predictibilitate din cauza scăderii interacțiunii și comunicării interumane, ceea ce poate provoca demotivare în rândul angajaților voștri.
  • Lipsa interacțiunii față în față nu lasă loc creeării unor cadre mai puțin formale și investirii în relații mai relaxate.

Ce puteți face pentru a veni în întâmpinarea angajaților voștri?

  • Promovați cooperarea și lucrul în echipă. Niciun departament nu își are sensul fără restul și productivitatea vine atunci când există un mecanism funcțional la toate nivelele.
  • Încurajați comunicarea directă între membrii echipelor și adresarea problemelor în discuții de unu la unu. În acest tip de discuții ambii interlocutori își pot susține punctul de vedere.
  • Încurajarea generării de soluții și nu doar sesizarea problemelor. În acest fel angajații pot să își formeze un mod de lucru prin găsirea de soluții. Puteți încuraja până la oferirea unor premii acelora care au generat plus valoare prin oferirea de soluții. În plus, personal, îi ajută să își flexibilizeze modul de gândire.
  • Nu lăsați conflictele să escaladeze în blocaje la nivel relațional, funcțional. Interveniți dacă un conflict între angajați pare că nu își găsește rezolvare. Puteți intreveni personal sau apelând la ajutor specilizat – coach, consilier, etc.

Avem în față un nou mod de operare și știm că orice schimbare vine cu multe provocări.

Este important însă să știți să intreveniți cât mai rapid, pentru a evita întreruperile de ritm și productivitate, dar și pentru a rămâne mereu conectați la angajații voștri și preocupați de bunăstarea lor psihologică.

Doar împreună și mereu conectați unii la alții putem mișca lucurile în direcția potrivită!

Oana Dumitru

Licențiată în psihologie, Oana Dumitru este absolventă a formării în psihoterapie psihanalitică și psiholog clinician în supervizare, cu experiență în psihologie organizațională, terapie individuală, de cuplu și de grup, dar și în lucrul cu adolescenți și orientare profesională. Despre procesul terapeutic Oana spune că este un proces profund, foarte personal, de descoperire proprie, de căutare și găsire de resurse interioare, în care cea mai puternică verigă este relația terapeutică. În plan profesional, dar și personal, Oana se ghidează după motto-ul: “Puterea de a decide și acționa este în fiecare dintre noi. Trebuie să ne descoperim motivația!”

Biroul de acasă – invazia muncii în spațiul personal și provocările echilibrului muncă-familie-viață

Încă înainte de perioada pandemiei, lucrul de acasă, măcar pentru câteva zile pe săptămână, părea un proces plin de promisiuni, fie din cauza evitării traficului, fie pentru a echilibra raportul muncă- familie,  fie pur și simplu pentru o calitate mai bună a vieții. Mai ales dacă era pentru o perioadă scurtă de timp și dacă era o alegere personală.

Însă, luna martie a adus la ușa noastră, prin ordin de sanatate publică, obligativitatea lucrului de acasă pentru o mare parte dintre noi, asaltându-ne spațiul personal spre fericirea unora și nenorocirea altora.

Această revoluție a obiceiurilor de lucru și a modurilor de relaționare ne-a zguduit pe toți: a trebuit să ne reorganizăm într-un mediu diferit, să ne adaptăm la noi metode de lucru, să ne familiarizăm în ritm accelerat cu instrumentele de videoconferință, cu orele flexibile și cu gestionarea timpilor de pauză.

Va reveni totul la normal după criza COVID-19?

 Cu siguranță nu! Biroul de acasă s-a instalat definitiv și trebuie să ne oferim mijloacele necesare pentru a ne adapta la această nouă realitate. A fost nevoie de o pandemie care să impună standarde de distanțare socială pentru a sparge barierele, deschizând astfel o nouă era în lumea muncii, cea a muncii la distanță, a biroului de acasă.

Acest mod de lucru și de interacțiune impactează atât angajații, cât și companiile și a venit la pachet atât cu avantaje, cât și cu dezavantaje.

Companiile au fost nevoite să se adapteze rapid, să investească pentru echiparea angajaților, să asigure securitatea informațiilor și, nu în ultimul rând, să redefinească întreg managementul resureselor umane.

Angajații, la rândul lor, au fost nevoiți să găsească soluții pentru organizarea unui birou în spațiul personal, să regândească programul zilnic care să includă atât profesia, cât și familia, să se adapteze la mediul uneori exclusiv online de lucru, să își redefinească prioritățile. Mulți dintre angajați s-au pliat mai bine pe acest mod de lucru și au apreciat beneficiile  implicite: o autonomie mai mare în organizare, economie mare de timp, timp redus pentru transport, reducerea costurilor cu transportul, concentrare mai bună, dezvoltarea aptitudinilor în zona noilor tehnologii etc. Alții cu siguranță au fost influențați mai mult de dezavantajele venite odată cu biroul de acasă: riscul de izolare socială, riscul de conflicte familiale, riscul de a pierde oportunități de avansare, pierderea spiritului de echipă, estomparea granițelor între profesional și privat, pierderea noțiunii spațio-temporale etc.

 

Toate aceste aspecte și schimbări bruște au generat și continuă să genereze multiple consecințe pentru sănătatea fizică și mentală a angajaților. Și pentru că știm cât de importantă este echilibrul emoțional al angajaților pentru sănătatea companiei, vom enumera câteva dintre multiplele consecințe psihologice evidențiate în rândul persoanelor care lucrează de acasă:

  • Stres, presiune și anxietate generate în principal de: stare de incertitudine, stresul legat de zona tehnologică, de a nu putea să răspundă la așteptările colegilor sau ierarhiei, de a nu putea să găsească echilibrul între viața profesională și cea personală. Biroul de acasă devine omniprezent și invaziv și, deci, generator de stres și provocator de anxietate. Până la burn-out mai este doar un pas.
  • Deprimare care se poate transforma ușor în depresie, ca urmare a epuizării și a lipsei de contact social, al însingurării și al izolării. La acestea se adaugă incertitudinea economică, nesiguranța locului de muncă și sentimentul de abandon. Camaraderia și sentimentul de apartenență nu se simt și nu se transmit la fel prin intermediul calculatorului.
  • Tulburări de somn și ritm biologic. Multe dintre persoanele care lucrează de acasă suferă de tulburare de somn sau chiar de insomnie severă. Aceasta se instalează pe fondul oboselii cronice din timpul zilei, a pierderii de energie, din cauza incapacității sau imposibilității de a separa zona profesională de cea personală, a lucrului continuu fără pauze, etc
  • Creștere în greutate și tulburări alimentare. Factorii principali aici sunt: schimbarea programului de lucru, mesele neregulate și la ore nepotrivite, stresul care generează mâncatul obsesiv sau, în contrast, lipsa drastică de apetit, lipsa de mișcare.
  • Pierderea stimei de sine și neglijența fizică, generate de dezamăgire, de lipsa contactului social cu alte persoane, de oboseală, sau de programul prea încărcat.

Toate aceste aspecte pot genera o serie de consecințe la care angajatorii trebuie să fie atenți și pe care ar fi de preferat să le prevină. Ne referim aici la efecte asupra companiei, precum: scăderea productivității, scăderea motivației, disiparea responsabilității, ineficiență în rezolvarea sarcinilor, erori repetate în excutarea proceselor, lipsa organizării, pierderea sentimentului de apartenență la cultura organizațională și lista poate continua.

Știm cu toții că este mai bine să previi decât să tratezi și, de asemenea, știm că vă doriți o companie sănătoasă, deci angajați sănătoși. De aceea este poate necesar să revizuiți prioritățile și fiți preocupați atât de siguranța economică a angajaților, cât și de sănătatea lor psihologică, deci să luați în calcul o reconfigurare a managementului de resurse umane.

Haideți să fim pregătiți împreună pentru un viitor care necesită un management mai flexibil, mai adaptat, care promovează operațiuni mai productive, dar și mai umane!

Cristina Baldovin

Licențiată în psihologie, Cristina Baldovin este psiholog clinician în supervizare și psihoterapeut adlerian, cu experiență în terapia individuală, de cuplu și de familie, consiliere pe relația părinte-copil, terapie de grup, dar și lucrul cu adolescenții. Cristina vede în relația terapeutică un parteneriat, un proces de descoperire împreună a resurselor, de reașezare a convingerilor, de atingere a variantei optime a relației cu sine și cu ceilalți. Crezând în puterea fiecăruia de a-și rescrie propria poveste, Cristina se ghidează după motto-ul “Suntem ceea ce decidem să fim. Totul poate fi și altfel!”.

Și companiile se îmbolnăvesc, nu-i așa?

Da, sigur că și companiile se îmbolnăvesc, avem chiar și un termen special pentru fenomenul acesta, se numește „psihopatologia companiilor”. Sănătatea este un obiectiv care se potrivește și organizațiilor, și da, dacă sunteți manager, ar trebui să vă îngrijoreze tot ce ține de acest aspect al sănătății organizaționale, pentru că orice problemă „gravă și extinsă” din compania dumneavoastră se va traduce în pierderi financiare considerabile.

Dacă încă nu ați identificat cauza reală a pierderilor din organizație și doriți să creșteți profitabilitatea personalului, dar nimic nu pare a funcționa, poate că ar trebui să căutați o abordare… psihologică. Nu cumva compania are anumite probleme grave care s-au extins la nivelul întregii organizații și care împiedică activitatea acesteia? Atunci, aceste probleme sunt deja „patologice” și v-ar prinde bine soluțiile unui specialist.

Analizați cifrele și veți observa că merită să vă preocupați de buna funcționare a resursei umane din compania dumneavoastră. De exemplu, costul unui angajat care pleacă din organizație se ridică la nu mai puțin de 12-18 ori salariul său. Așa că, dacă resursa umană reprezintă cu adevărat o valoare în organizație, este o idee bună să luați măsurile necesare reținerii și protejării acesteia și să creați cadrul necesar pentru ca aceasta să funcționeze în condiții optime. Sănătatea unei companii este strâns legată de bunăstarea angajațiilor săi, și nu ne referim aici atât la bunăstarea financiară, cât mai ales la confortul psihic al angajaților și la nivelul de stres la care aceștia sunt supuși zi de zi la locul de muncă.

Întotdeauna există însă soluții potrivite pentru fiecare companie, iar acestea nu se găsesc întotdeauna în principiul contabil: scade cheltuielile și crește încasările. Uneori trebuie să gândim out of the box. Conceptul de employe assistence promovat de Happy Minds are în centru sănătatea psihică a angajatului, astfel încât compania în sine să fie sănătoasă, să funcționeze eficient și să genereze profit. Poate că este momentul potrivit să acceptăm odată pentru totdeauna că dezechilibrul emoțional al angajatului generează pierderi financiare prin:

  • absenteism;
  • scăderea productivității personalului ca urmare a oboselii și energiei scăzute;
  • dificultăți de concentrare și persistența gândurilor negative;
  • erori repetate;
  • dificultăți în luarea deciziilor.

Știați că 10% din populația actuală își ia liber de la muncă pentru depresie și astfel se pierd în medie 36 de zile lucrătoare pentru fiecare episod de depresie? Faceți dumneavoastră calculele costurilor lipsei de echilibru psihic al angajaților în companie. Nu ar fi profitabil să se asigure angajaților o soluție practică pentru gestionarea anxietății, atacurilor de panică și stresului astfel încât să nu se ajungă la depresie? Oare câți mangeri au luat în calcul faptul că munca în condiții de pandemie a dus la creșterea stresului și la o explozie a cazurilor de atacuri de panică și depresie? Fără nicio îndoială acordarea sprijinului psihologic necesar fiecărui angajat devine din ce în ce mai mult o necesitate și nu mai este un lux.

Alte probleme ce țin de patologia companiei și care afectează profitul acesteia sunt: stresul, sindromul burnout, tulburările de adaptare, tulburările de stres postraumatic, mobbingul și workaholismul. Care dintre acestea se manifestă în compania dumneavoastră și cu ce costuri? Când a beneficiat compania dumneavoastră de o diagnoză din partea unui specialist?

Nimeni nu se mai îndoiește că traversăm perioade dificile și că ne găsim în situații ce necesită soluții inedite. Este necesar să avem curajul să schimbăm paradigme, să venim cu soluții cu adevărat inovative și, întorcându-ne la principiul lui Pareto, să rezolvăm acele 20% din cauzele ce generează 80% din problemele din producție. Conceptul pe care îl promovăm noi este un program de employe assistence, care să readucă sănătatea atât angajaților dumneavoastră, cât și companiei pentru un happy end de tip win-win.

Sînziana Codruța Bejenaru

Sînziana Codruța Bejenaru este licențiată în drept și în psihologie și este absolventă de studii de master în dreptul afacerilor. După o activitate îndelungată ca și consilier juridic în sistemul bancar, Codruța s-a reinventat ca și psihoterapeut cu formare în psihodramă. Pasionată de psihologia aplicată, profiling, dezvoltare personală și tot felul de terapii este deschisă spre comunicare și spre lucru cu celălalt.